Čím začíná úspěšný projekt?

Dnes jsem se rozhodla napsat vám pár řádků na téma „Čím začíná úspěšný projekt?“. Projekt a úspěch. Oboje k sobě neodmyslitelně patří. Ale o co konkrétně vůbec jde?

příprava projektu a zpracování žádosti

Projekt může být úspěšný z různých pohledů. Už jen to, že ho dobře napíšete, odevzdáte k vyhodnocení a případným připomínkám a on nakonec vyjde – jeho realizace bude ze strany poskytovatele dotace podpořena.

První pohled je tedy nepodceněná příprava a zpracování žádosti.

To představuje několik na sobě závislých a vzájemně se prolínajících kroků. Co je nejdůležitější? Pokud nejste zběhlí v přípravě žádosti o dotaci a samotného psaní projektového záměru, dobře si následující kroky zvažte. Doporučuji obrátit se na odborníka, který se tomu věnuje. S autem přeci také jedete do autoservisu, s bolavým tělem k lékaři a cukroví na velkou oslavu vám taky nejspíš peče cukrář.

Jde o to, že se v praxi setkávám s tím, že si lidé ani neumí představit tu provázanost jednotlivých kroků už v průběhu rodících se projektových myšlenek. Mnohdy hlavní myšlenku projektu musí doplnit paralelní kroky, díky kterým na konci vše sedne přesně tam, kde má a projekt pak dává smysl jako celek.

Uvedu příklad.

Projekt je zaměřen na volnočasové aktivity pro děti. Připraví se harmonogram a program aktivit. To je hlavní myšlenka – péče o děti, čas a místo. Souběžně s tím je však potřeba myslet na několik dalších věcí najednou – jaký maximální počet dětí se může zúčastnit? Budeme mít dost pečujících osob? Jaký můžeme pořídit majetek? Lze nakoupit i vybavení? Můžeme nakoupit vybavení i pro realizační tým? Budou hrazené vstupy, cestovné či strava – pokud ano, za jakých podmínek? Jaká je průměrná částka na jedno dítě? Jak adekvátně nastavit rozpočet projektu s ohledem na počet dětí a aktivity projektu?

To jsou jen základní otázky při přípravě neinvestičního projektu. Nikde žádné průzkumy trhu, nikde žádná výběrová řízení a veřejné zakázky. Obvyklá doba k tomu, aby byl projekt kvalitně připraven se podle mé zkušenosti pohybuje od 3 do 6 měsíců v závislosti na podmínkách dotace.

samotná realizace projektu

Za úspěšný projekt se dá považovat i ten v realizaci. Avšak v průběhu realizace nemusí jít vše tak, jak se naplánovalo a připravilo. Záleží na dobrém projektovém manažerovi a také na tom, jak volné ruce při výkonu své činnosti má. Potom se projekt pomalu, ale jistě stává neúspěšným, jeho realizace je mnohdy krkolomná, těžkopádná a vůbec se veškeré aktivity dělají proto, že prostě musí, a že se to nějak, v souladu s pravidly, doklepe. Upřímně, takové projekty jsou katastrofální, i když zvenčí vypadají, že jsou v pořádku. Ale to už je jiné povídání.

Bez ohledu na velikost projektu je pro jeho úspěšné fungování potřeba neustálá komunikace mezi projektovým manažerem, příjemcem dotace a účetním. To, co se jednomu může zdát jako nepodstatný detail, může být pro druhou stranu velmi cenná a důležitá informace.

Velmi častým příkladem nedostatečné komunikace je např. pozdní úhrada faktury v době, kdy se lámou sledovaná období projektu (monitorovací období), a proplacení daných finančních prostředků tak musí počkat na příští žádost o platbu, která však může být až za rok. V případě, že jste malý příjemce dotace a faktura je velká, může to pro vás znamenat velmi nepříjemný problém.

Ať už si příjemce projekt realizuje sám nebo prostřednictvím projektového manažera, je vždy třeba hlídat veškeré termíny spojené s realizací, a na ty v dostatečném předstihu upozorňovat.

role projektového manažera vs. úspěch projektu

Role projektového manažera bývá často velmi podceňována. Za jeho prací se skrývá mnoho kroků a provázaných činností, které nejsou na první, někdy ani na druhý pohled zřejmé. Jde např. o hlídání termínů projektu, na jejich včasné upozorňování, dohled nad plněním aktivit, průběžná aktualizace přehledu čerpání rozpočtu či návrh rozpočtových změn a s tím spojená minimalizace možného rizika.

Zkrátka, dobrý projektový manažer vám může zachránit i špatně napsaný projekt a v rámci možností ho tak dovést k úspěšnému ukončení.